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Document Management

Con il progressivo avvio del processo di digitalizzazione delle aziende, è divenuto sempre più importante - e quindi diffuso - l’utilizzo di un sistema di gestione dei documenti e delle informazioni che sia realmente dedicato.

Per chi desidera sfruttare al massimo le opportunità offerte dall’era digitale, ci sembra importante definire la Gestione Documentale (Document Management) e soprattutto conoscere le caratteristiche che un “Sistema di Gestione Documentale” (Document Management System) deve avere.

 

Gestione documentale (e relativi vantaggi)

La gestione documentale (Document Management) è una pratica che consiste nell'archiviare documenti in formato digitale (nativi digitali o dematerializzati) all’interno di un sistema informatico, che prende appunto il nome di Document Management System (DMS).

Il suo scopo è garantire la corretta gestione dei documenti lungo tutto il loro ciclo di vita: dall’archiviazione, alla produzione e alla conservazione. Uno dei suoi effetti principali è la riduzione dei costi: la gestione documentale permette di infatti di evitare molte tipologie di errori manuali e di conseguenza ottimizza il lavoro, riducendo le inefficienze. Vengono inoltre abbattuti i costi di archiviazione, spedizione e gestione analogica dei documenti.

Con la gestione digitale, grazie all’organizzazione dei documenti archiviati e ai metadati associati, si ha finalmente la disponibilità immediata delle informazioni, finalmente strutturate. Inoltre, se si utilizza un sistema web based, documenti e informazioni possono essere accessibili anche da dispositivi fisicamente al di fuori delle strutture aziendali.

A livello di sicurezza le logiche messe in atto cambiano totalmente lo scenario. Con la gestione del livello di accesso alle informazioni, infatti, l’azienda ha il giusto controllo che in precedenza era quasi sempre carente: i documenti sono ora gestiti in totale sicurezza e nel rispetto delle norme di privacy. Il monitoraggio degli accessi permette inoltre di tenere traccia di qualunque operazione venga fatta, dal semplice accesso, alla modifica, al download.
Ricordando che oggi un Document Management deve essere prima di tutto Information Management, perché il vero patrimonio di un’azienda sono le informazioni da essa possedute, passiamo ad analizzare il software che sovraintende alla Gestione Documentale.

 

 

Software di gestione documentale

Con Document Management System (DMS) si intende una categoria di sistemi software o piattaforme web che servono ad organizzare e facilitare la gestione collaborativa di documenti e informazione aziendali. Tecnicamente si tratta di un'applicazione che si occupa di eseguire operazioni, talvolta massive, sui documenti, indicizzandoli  e catalogandoli secondo determinate logiche. Molte volte ha anche lo scopo di conservarne il valore probatorio, attraverso specifiche procedure. Quando il DMS è utilizzato in un'organizzazione strutturata, viene spesso denominato Enterprise Content Management (ECM), in questo contesto assume particolare importanza la funzione dei workflow e dei report.

Con la sua attitudine a favorire l’aspetto collaborativo e le capacità di snellire le attività e i flussi di informazioni, riduce in modo importante gli errori e lo spreco delle risorse “tempo” e “denaro”. Sostituendo l’archivio cartaceo o quello legato a vecchi sistemi IT (poco flessibili e onerosi in fatto di hardware) il sistema, all’interno di un ambiente condiviso, permette quindi di consultare, modificare e scambiare documenti e informazioni in tempo reale.

Ma vediamo in sintesi i vantaggi che vanno evidentemente ben oltre quelli legati alla semplice dematerializzazione e al relativo risparmio di spazio fisico e carta.

  • Maggiore semplicità di archiviazione
  • Forte riduzione dei tempi di ricerca
  • Diminuzione generale degli errori manuali
  • Velocità nel completare le attività
  • Possibilità di automatizzare le operazioni di routine
  • Maggiore produttività
  • Condivisione in tempo reale
  • Accessibilità da remoto
  • Utilizzo di strumenti di collaborazione (notifiche, chat, calendari)
  • Conformità alle normative
  • Ambiente digitale gestito ad alti livelli di sicurezza

Tutti questi vantaggi, che insieme creano il terreno ideale per la gestione e l’ottimizzazione dei processi aziendali, fanno della digitalizzazione un elemento ormai imprescindibile per le aziende che vogliono restare competitive, sfruttando anche a proprio vantaggio le novità normative che negli  ultimi anni hanno favorito – e favoriranno ulteriormente in futuro – la dematerializzazione. L’ufficio paperless è ormai realtà in moltissime piccole e medie imprese di ogni settore commerciale, nonché negli studi professionali.
Vediamo a questo punto quali caratteristiche fondamentali deve avere un Document Management System che possa supportare le aziende nelle sue molteplici attività, portando reale valore all’interno e all’esterno dell’organizzazione.

 

Caratteristiche fondamentali di un Document Management System

Di seguito le caratteristiche che, a nostro avviso, un Document Management System deve avere per portare reali vantaggi all’azienda. Solo i DMS con tutte queste caratteristiche potranno avere effetti benefici durevoli nel tempo, ma visibili già in tempi medio-brevi.

  • Piena conformità alle norme giuridiche italiane ed europee
  • Connettività da remoto
  • Utilizzo (realmente responsivo) da pc, tablet e smartphone e da tutti i browser
  • Flessibilità e scalabilità, per supportare pienamente l’aumento del numero di documenti e utenti
  • Capacità di essere personalizzato in base agli obbiettivi
  • Capacità di integrarsi con gli altri sistemi aziendali (ERP/Gestionali)
  • Integrazione con client di posta e strumenti office, quali Microsoft Office 365
  • Funzioni di monitoraggio della piattaforma
  • Funzioni di load balancing (per le realtà più grandi)
  • App dedicata su strumenti mobile (per Ios e Android)


Considerazioni per orientare la scelta

Una volta individuato un Document Management System che risponde a tutti i requisiti appena elencati, si può scendere nel concreto della propria realtà aziendale per confrontarlo con alcune considerazioni pratiche, in modo da orientare progetti e priorità. È sempre importante, ad esempio, coinvolgere preventivamente il personale che svolge le procedure quotidiane per raccogliere dati sui maggiori problemi che vengono riscontrati: da qui sarà possibile trovare i punti più immediati dove operare per avere benefici in tempi rapidi.
Vagliati gli aspetti più urgenti, non si possono tralasciare gli obbiettivi futuri dell’azienda e le capacità del DMS di integrarsi con gli strumenti già in uso nell’organizzazione.

Un DMS realmente valido deve essere aperto allo scambio con altre tecnologie e avere validi strumenti che favoriscano la collaborazione fra i vari dipendenti, gruppi, reparti, filiali, stakeholder, etc.

Non importa se un’azienda è piccola: sulla sicurezza (verso l’interno e verso l’esterno) non si può mai scendere a compromessi, perché una falla e una conseguente perdita di dati o altro tipo di danno è un problema la cui gravità è comunque così importante che prescinde dalla dimensione o dal tipo di attività.

Infine a nostro avviso è particolarmente importante scegliere un fornitore molto preparato sullo specifico Document Management System che propone. La considerazione che facciamo è molto semplice: se un fornitore è troppo generalista perché tratta molti ambiti, avrà al suo interno risorse che dovranno occuparsi di svariati prodotti e di conseguenza potranno raggiungere un discreto livello di conoscenza del sistema ma mai particolarmente approfondito.  Più invece un fornitore concentra il suo business su un determinato prodotto, più le sue risorse raggiungeranno competenze e abilità di altissimo livello su quello specifico prodotto.

 

La nostra scelta

DG PRO ha selezionato per i suoi clienti un Document Management System che soddisfa tutte le caratteristiche viste in precedenza e che porta in dote molte altre funzionalità, quali innanzitutto quelle relative alla Gestione dei Processi aziendali, tramite Workflow disegnabili graficamente. Per noi ARXivar Next è di gran lunga la soluzione migliore per centralizzare le informazioni, condividerle in sicurezza, ottimizzare le ricerche e operare da qualsiasi dispositivo, con qualsiasi browser e con App dedicate per ciascun tipo di smartphone. In Italia oltre 4.000 aziende hanno scelto ARXivar per le innumerevoli funzionalità a disposizione, l’altissimo standard tecnologico e la forte versatilità che lo rende adatto a qualsiasi settore o funzione aziendale.

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